Binnen onze groep vervullen wij zowel de rol van bemiddelaar als die van gevolmachtigd agent. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van de bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. Deze activiteiten zijn ondergebracht in verschillende rechtspersonen, ieder met een afzonderlijke jaarrekening.
Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk gescheiden zijn, is er geen sprake van een volledige taakscheiding tussen de bemiddelings- en volmachtactiviteiten. Een volledige scheiding zou namelijk het door ons beoogde efficiencyvoordeel tenietdoen. De processen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in ons elektronische Kennisportaal.
Ondanks de getroffen maatregelen kan zich een situatie voordoen waarin een conflict ontstaat tussen onze rol als gevolmachtigde en als bemiddelaar.
Een conflicterende situatie kan zich voordoen in de volgende gevallen:
De rol van het intermediair is om de belangen van de verzekeringsnemer, verzekerde of begunstigde te behartigen. Dit kan soms botsen met de belangen van de verzekeraar en/of aanbieder. Voor een integere bedrijfsvoering is het daarom van belang dat mogelijke conflictsituaties worden benoemd en dat wordt vastgelegd hoe de feitelijk leider van zowel het bemiddelingsbedrijf als het volmachtbedrijf in dergelijke situaties dient te handelen.
Daarnaast kunnen zich ook conflictsituaties voordoen die niet vooraf zijn omschreven. In dergelijke gevallen moet eveneens duidelijk zijn welke handelwijze gevolgd dient te worden.
Om hiermee om te gaan, hebben wij het volgende beleid vastgesteld:
Beslissingen om af te wijken van de procedures, instructies en overige documenten in het Kennisportaal worden genomen:
De beslissing en/of toestemming van de Directeur Volmacht – en indien van toepassing ook die van de volmachtgever – wordt schriftelijk vastgelegd en gearchiveerd.