Binnen onze groep vervullen wij zowel de rol van bemiddelaar als die van gevolmachtigd agent. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van de bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. Deze activiteiten zijn ondergebracht in verschillende rechtspersonen, ieder met een afzonderlijke jaarrekening.
Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk gescheiden zijn, is er geen sprake van een volledige taakscheiding tussen de bemiddelings- en volmachtactiviteiten. Een volledige scheiding zou namelijk het door ons beoogde efficiencyvoordeel tenietdoen. De processen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in ons elektronische Kennisportaal.
Ondanks de getroffen maatregelen kan zich een situatie voordoen waarin een conflict ontstaat tussen onze rol als gevolmachtigde en als bemiddelaar. Om hiermee om te gaan, hebben wij het volgende beleid vastgesteld:
- Er is een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van de bemiddelingsactiviteiten en die van de volmachtactiviteiten.
- De Directeur Volmacht is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid.
- Indien de procedures, werkinstructies en overige documenten in het elektronische Kennisportaal geen uitsluitsel geven over hoe in een specifieke situatie met betrekking tot de verleende volmachten gehandeld dient te worden, beslist de Directeur Volmacht.
- Beslissingen om af te wijken van de procedures, instructies en overige documenten in het Kennisportaal worden genomen:
- binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten, na schriftelijke toestemming van de Directeur Volmacht;
- buiten de bevoegdheden van de verleende volmachten, na schriftelijke toestemming van zowel de Directeur Volmacht als de volmachtgever.
- De beslissing en/of toestemming van de Directeur Volmacht – en indien van toepassing ook die van de volmachtgever – wordt schriftelijk vastgelegd en gearchiveerd.